Snelle stappen razendsnel archiveren
Naast het lezen van mail is het archiveren wellicht nog wel het meeste werk. Met de optie Snelle stappen is het archiveren een fluitje van een cent.
Wat doet de optie snelle stappen
Met snelle stappen kun je instellen wat er met een emailbericht moet gebeuren. Wanneer je voor een bepaalde snelle actie kiest door er op te klikken, wordt actie uitgevoerd op het geselecteerde bericht. Hierin worden de volgende acties onderscheiden:
- Naar map verplaatsen
- Categoriseren en verplaatsen
- Markeren e-mail naar:
- Doorsturen naar:
- Nieuwe vergadering met:
- Aangepast
Werkwijze
- Selecteer tab >> Start
- Ga naar groep snelle stappen
- Klik de knop rechtsonder in die groep
- Outlook heeft standaard al een paar snelle stappen aangemaakt
- Wij kiezen er altijd voor om deze stappen te verwijderen
- In ons voorbeeld maken we een actie aan op een bericht te verplaatsen naar de map van een bepaald project
- Klik op >> Nieuw
- Vul bij naam de naam van de snelle stap in
- Zorg dat deze kort is, maar je wel weet wat hij doet, bijvoorbeeld >> Project 1 Archief
- Kies naar welke map het bericht moet worden verplaatst
- Kies voor >> Voltooien
- Maak eventueel nog nieuwe snelle stappen aan of druk op OK om te bevestigen
- De snelle stappen zijn nu klaar voor gebruik
Snel archiveren in Outlook toepassen
- Selecteer een mailbericht in bijvoorbeeld in de >> Postvak IN
- Klik bovenin in de groep >> Snelle stappen op de snelle stap
- In ons voorbeeld is dat verplaatsen van het bericht naar >> Project 1234
Snelle stappen bij geopend bericht
- Wanneer een e-mailbericht is geopend, zijn de opties van >> Snelle stappen ook beschikbaar
- Je hoeft dus niet eerst het bericht te sluiten
- Selecteer tab >> Bericht (e-mail moet wel geopend zijn)
- Klik op de gewenste snelle actie
- In ons voorbeeld is dat de mail toevoegen aan het archief van project 1234