Naarmate het aantal vastgelegde contactpersonen in Outlook toeneemt, verminderd de overzichtelijkheid.
Standaard toont Outlook de visitekaartjes van de contactpersonen. Door te kiezen voor de weergave telefoonlijst worden de contactpersonen per bedrijf getoond.
Weergave visitekaartjes
De contactpersonen in Outlook worden standaard getoond in de weergave >> Visitekaartjes. Bij een gering aantal contactpersonen geeft dit een redelijk overzicht. Zeker omdat tabs zijn opgenomen per letter van het alfabet.
Weergave contactpersonen per bedrijf
Een overzicht van de contactpersonen per bedrijf is eenvoudig in te stellen door te kiezen voor de weergave >> telefoonlijst, de juiste velden toe te voegen en een groepering per bedrijf in te stellen.
Werkwijze weergave telefoonlijst
- Ga naar de map met >> Contactpersonen
- Kies in het menu voor >> Beeld >> Huidige weergave >> Telefoonlijst
- De contactpersonen worden nu in een lijst getoond
- Om een lijst te kunnen groeperen op een bepaald veld, moet dit veld wel op de weergave staan. In dit voorbeeld willen we groeperen op bedrijf.
- Beoordeel of het veld >> Bedrijf al als kolom aanwezig is. Zo niet, voeg deze dan toe door op de rechtermuisknop te klikken in de kolomkop
- Kies voor >> Veldkiezer om de kolom Bedrijf toe te voegen
- Sleep het veld naar de kolomkop toe
Groeperen op een kolom
- Nadat de kolom bedrijf is toegevoegd, moet worden ingesteld dat op deze kolom moet worden gegroepeerd
- Klik met de rechtermuis op de naam >> Bedrijf (kolomkop)
- Kies voor >> Groeperen op dit veld
- De weergave toont nu de contactpersonen per bedrijf
LET OP
De bedrijfsnaam moet natuurlijk wel exact hetzelfde geschreven zijn. Voor Outlook is “Jansen Import BV” een ander bedrijf als “Jansen Import B.V.”